Dr. med. Stefan Wagner, MHBA
347 Seiten mit 240 Abbildungen, 28 Tabellen, 92 Anhängen und 1.085 Fußnoten umfasst die Entwicklung der Kriterien und Bewertung des KIS.
Übergeordnete, medizinische und administrative Ziele von KIS und stationären Einrichtungen wurden zusammen mit Anforderungsprofilen der Stakeholder erarbeitet. Kriterien im Sinne zu erfüllender Anforderungen wurden aus den Zielen abgeleitet, um Verfügbarkeit, Zweckmäßigkeit und effiziente Integration der Funktionalitäten zu beurteilen.
Die Entwicklung der 1.102 Kriterien basierte auf einer Kombination aus Literaturanalyse, Einbezug praktischer Anforderungen, Ableitung aus Systemzielen und einer tiefgreifenden Produktanalyse einschließlich Stark- und Schwachstellen, die zugleich verfügbare Erweiterungen (AddOns) unter die Lupe nahm, und der Kreativitätsmethode Brainstorming.
Als Ausgangspunkt wurde ein medienunabhängiger Anforderungskatalog der Informationsverarbeitung in Krankenhäusern differenziert analysiert und modifiziert. Da die meisten der Kriterien zu allgemein waren und keinen Fokus auf eine effiziente Gestaltung des Klinikalltags inklusive Vernetzung legten, wurden darauf aufbauend eigene umfassende Kriterien formuliert.
Funktionsumfang, Benutzeroberfläche und Verknüpfung mit Drittanbietersystemen wurden anhand der Implementation eingehend untersucht. Sowohl theoretisch verfügbare als auch eingesetzte Funktionalitäten wurden ausgewertet, darunter mehr als 260 integrierte Wissensdatenbanken für Administratoren und Endanwender und die Website des Herstellers.
Zusätzlich wurde die Vision des Klinikums analysiert, mit Hinweisen auf Ziele der Organisation: Prozessoptimierung und fortwährende Verbesserung. Erkenntnisse des KTQ-Plus-Verfahrens 2018 wurden bei der Kriterienentwicklung berücksichtigt.
Vergleichende Analysen des AddOn-Showrooms und Systems vor Ort wurden vollzogen, ärztliche Kollegen sowie Pflegekräfte in einer offenen Fremdbeobachtung einbezogen.
Ergänzend zu 612 Screenshots wurden 50 Krankengeschichten anonymisiert ausgewertet, um Dokumente, Anforderungen, Funktionalitäten, Menüstruktur und Papierdokumente umfassend zu analysieren.
Als Kreativitätsmethode wurde Brainstorming neben der Informationsbeschaffung eingesetzt. Außerdem wurden besonders bedeutsame Teilbereiche und Anforderungen an eine zeitgemäße IT-Unterstützung ermittelt.
Optimale Planung, Steuerung, Zusammenarbeit und Minimierung der Dokumentationsbelastung sind besonders entscheidend. Vor allem im OP mit Einfluss auf vor- und nachgelagerte Leistungen fallen nicht nur Wertschöpfung, sondern auch Kosten am größten aus. OP-, Anästhesie- und Intensivdokumentation wurden die meisten Kriterien pro Teilaufgabe zugeordnet.
Als effizienzsteigernd wurden Funktionalitäten und Merkmale eingestuft, die Datenaustausch, Zugriff und Vernetzung fördern, um eine Mehrfachdokumentationen vermeidende Arbeitsweise zu erreichen. Der Blickwinkel reichte von der Aufnahme bis zur Entlassung.
Im Vergleich zu Vorarbeiten sind die Kriterien wesentlich detaillierter und spezifischer. Gruppen, Aufgaben, Teilaufgaben und Ziele wurden erheblich erweitert.
Aufgabenbezogene Anforderungen fokussierten auf Patientenversorgung, Krankengeschichte, Organisation, Ressourcenplanung, Management, Forschung und Lehre.
Aufgabenübergreifende Anforderungen konzentrierten sich auf Management und Betrieb des Informationssystems, Integration, Architektur, Datenschutz, Datensicherheit sowie Benutzerschnittstelle.
Die Bewertung der lokalen und maximal möglichen Implementation, Soll-Zustand sowie Erreichungsgrad wurden einander gegenübergestellt und auf Ebene der Teilaufgaben aggregiert. Detaillierte Lösungsansätze zur Optimierung der aufgezeigten Schwachstellen wurden dargelegt. Alle Bewertungskriterien wurden tabellarisch farblich einheitlich kodiert.
Bei 959 Aufgabenbezogenen Anforderungskriterien erzielte die Fürther Implementation 2.285 von 2.877 Punkten (79 %), die größtmögliche Funktionalität 2.843 Punkte (99 %).
Bei 143 Aufgabenübergreifenden Kriterien erzielte die Implementation vor Ort 379 von 429 Punkten (88 %), die umfassendste Implementation 426 Punkte (99 %).
Usability kam eine hohe Bedeutung zu, da davon der Zeitbedarf zur Aufgabenerledigung maßgeblich beeinflusst wird (im Praxisbeispiel Score von 80 %).
Auf einen Blick wurde deutlich, wo und wie Effizienzsteigerungen durch Module, Funktionen, AddOns sowie Anpassungen erzielbar sind. AddOns wurden im Hinblick auf mögliche Nutzung, bisherige alternative Lösungen sowie Soll-Zustand detailliert analysiert.
Von 43 zielführenden AddOns sind nur 17 installiert (40 %). Oft wird stattdessen noch auf ineffiziente und umständliche Drittanbietersoftware sowie Papierformulare zurückgegriffen. Mit 26 zusätzlichen AddOns ließen sich die aufgedeckten Schwachstellen beseitigen.
Typische Elemente von KIS wurden in Bezug auf Integration in ORBIS, Papierdokumentation sowie alternative Drittanbietersoftware analysiert. Besonders ins Gewicht fiel die fehlende medizinische Wissensdatenbank zur Entscheidungsunterstützung neben der mit Medienbrüchen behafteten Dokumentation der Anästhesie und Intensivstationen.
Parametrierung und Personalisierung spielen eine große Rolle. Papierdokumentation gilt es in digitale Dokumentationspakete zu überführen.
Spezialsysteme für Abteilungen sind nicht mehr erforderlich, sofern integrierte Funktionen des KIS oder AddOns diese gleichwertig ersetzen.
Bewertungskriterien hängen zwar vom Anwendungsfall, Zielen und Beurteilern ab. Die Kriterien sind dennoch mit geringfügigen Modifikationen auf weitere Einrichtungen gewinnbringend übertragbar, z.B. für Benchmarkingaktivitäten.
Davon profitieren Ärzte, Pflegekräfte und Patienten durch Dokumentationsunterstützung und Entlastung: mehr Zeit, geringere Kosten durch Effizienzsteigerung, weniger Informationsverluste durch Übertragungen und schnellere, qualitativ hochwertigere Verfügbarkeit einmalig erfasster Daten.
